Die wahren Kosten eigener Server: Was kleine Unternehmen oft übersehen
Fabian
Die vermeintlich einfache Rechnung
Wenn es um die IT-Infrastruktur geht, denken viele Geschäftsführer in kleinen Unternehmen (KMU) nach einer einfachen Formel: Kosten für Server-Hardware plus Softwarelizenzen ergeben die Gesamtkosten. Auf den ersten Blick scheint der Eigenbetrieb im Serverraum um die Ecke damit unschlagbar günstig.
Doch diese Rechnung lässt die größten und unberechenbarsten Posten außer Acht: die laufenden Betriebskosten. Wie bei einem Eisberg liegt der größte Teil der Kosten unter der Wasseroberfläche verborgen. Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die wahren Kostentreiber werfen, basierend auf einem typischen Szenario für ein Unternehmen mit etwa 15 Mitarbeitern und 2-3 Servern.
Die Spitze des Eisbergs: Die Anschaffung
Dies sind die Kosten, die jeder auf dem Schirm hat:
- Server-Hardware: Je nach Anforderung und Redundanz schnell mehrere tausend Euro.
- Software-Lizenzen: Betriebssysteme (z.B. Windows Server), Datenbanken, Anwendungssoftware.
- Netzwerkinfrastruktur: Switches, Firewalls, Verkabelung.
- USV: Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, um kurze Stromausfälle zu überbrücken.
Diese Anfangsinvestition ist signifikant, aber sie ist nur der Anfang.
Der massive Brocken unter der Oberfläche: Die Betriebskosten
Hier wird es kompliziert – und teuer. Diese Kosten fallen kontinuierlich an und sind schwer zu planen.
1. Personalkosten & Zeitaufwand
Wer kümmert sich um die Server? In KMU ist es oft ein technikaffiner Mitarbeiter, der "das nebenbei macht". Das ist aus zwei Gründen teuer:
- Direkte Kosten: Nehmen wir an, dieser Mitarbeiter wendet nur 3 Stunden pro Woche für die IT auf (Updates, Fehlerbehebung, Nutzer-Support). Bei einem internen Stundensatz von 50 € sind das bereits 7.800 € pro Jahr.
- Opportunitätskosten: Die 3 Stunden fehlen bei seiner eigentlichen, wertschöpfenden Tätigkeit.
Hinzu kommen Kosten für Einarbeitung und Weiterbildung, denn die IT-Welt dreht sich schnell.
2. Strom & Kühlung
Zwei Server, die 24/7 laufen, sind erstaunlich durstig. Rechnen wir konservativ mit einem Verbrauch von 500 Watt für Server und Kühlung. Bei einem Strompreis von 30 Cent/kWh ergeben sich jährliche Stromkosten von über 1.300 €. In einem schlecht belüfteten Raum kann der Kühlaufwand diesen Wert leicht verdoppeln.
3. Ausfallzeiten & Risiken
Was kostet es, wenn Ihr Unternehmen stillsteht? Wenn 15 Mitarbeiter nicht auf Kundendaten, E-Mails oder die Warenwirtschaft zugreifen können, ist der Schaden enorm.
Beispielrechnung: Fällt das System nur für 4 Stunden aus und wir rechnen mit durchschnittlichen Personalkosten von 35 € pro Stunde und Mitarbeiter, beträgt der direkte Produktivitätsverlust bereits 2.100 € – Umsatzeinbußen und Reputationsschäden nicht mitgerechnet.
4. Wartung, Reparatur & Lizenzerneuerung
Hardware altert. Festplatten fallen aus, Lüfter geben den Geist auf. Ohne teure Wartungsverträge mit 24h-Service stehen Sie im Schadensfall tagelang ohne Ersatzteile da. Auch Software (Antivirus, Backup-Lösungen) benötigt jährliche Lizenzverlängerungen.
Fazit: Die ehrliche Gesamtrechnung
Selbst mit einer sehr konservativen Schätzung summieren sich die "versteckten" Kosten schnell auf über 10.000 € pro Jahr – zusätzlich zur Anfangsinvestition. Der eigene Server ist also alles andere als eine günstige Lösung, vor allem, weil er das Arbeiten auf das Büro beschränkt.
Die moderne Alternative ist ein vollständig gemanagter Remote-Arbeitsplatz. Hier zahlen Sie eine feste, planbare monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Darin sind all diese unkalkulierbaren Kostenpunkte bereits enthalten: Experten-Know-how, 24/7-Monitoring, redundante Infrastruktur und die Möglichkeit für Ihr Team, von überall sicher und produktiv zu arbeiten.
Bevor Sie in eigene Hardware investieren, sollten Sie die Gesamtkosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren ehrlich durchrechnen. Oftmals ist der Wechsel zu einem gemanagten Arbeitsplatz nicht nur sicherer und flexibler, sondern auch wirtschaftlich die klügere Entscheidung.